• office@smartree.com
  • 021 301 90 90
 

Ce procese de HR pot fi automatizate cu ajutorul solutiilor Smartree?

16 Aug. 2021

Companiile care se confrunta cu o lipsa de specialisti in ceea ce priveste procesul de salarizare, lipsa ce se traduce prin riscuri ridicate, care pot afecta intregul business, cu o gestiune defectuoasa a angajatilor, cu costuri operationale si de munca mari, precum si cu un proces greoi de recrutare si selectie a candidatilor, pot scapa de toate aceste probleme daca aleg sa-si automatizeze procesele de HR.

automatizare procese HR

Digitalizarea este din ce in ce mai prezenta pe piata serviciilor de HR, astfel ca pe langa softurile deja cunoscute, cum ar fi cel de salarizare, pontaj sau de administrare de personal, companiile pot apela mai nou si la platforme de comunicare “smart”, la tool-uri de planificare a reintoarcerii la birou si la chatboti cu care angajatii pot interactiona instant si care, la randul lor, degreveaza de sarcini departamentul de resurse umane.

Timp castigat, costuri si riscuri mai mici, gestionarea eficienta a angajatilor, precum si identificarea problemelor cu care se confrunta organizatia din punct de vedere resurse umane si optimizarea acestor procese, sunt doar cateva dintre avantajele dobandite de companii odata cu decizia de automatizare a proceselor specifice departamentului de resurse umane.

La ora actuala exista o serie de procese HR care pot fi automatizate si care intr-un timp relativ scurt vor aduce plusvaloare business-ului, precum:

 

Salarizarea

Cand vine vorba de salarizare, costurile operationale si de munca mai mici sunt printre principalele motive pentru care o companie alege sa automatizeze acest proces de importanta cruciala pentru bunul mers al organizatiei. Softul de salarizare reduce considerabil timpul si efortul destinat procesului de salarizare astfel ca directiile de actiune ale departamentului de HR vor putea fi concentrate asupra altor elemente principale ale business-ului. In plus, riscul de erori este incomparabil mai mic iar plata salariilor si generarea tuturor declaratiilor in concordanta cu specificul legislativ in vigoare este un alt avantaj major. 

Un astfel de soft este MyStaff Payroll, care faciliteaza realizarea calculul salarial lunar, nu inainte de a colecta si valida datele necesare respectivului calcul.

Cu ajutorul MyStaff Payroll poti sa reduci considerabil timpii alocati calculului salarial efectiv, sa elimini erorile din procesul de calcul salarial ca urmare a setarii si automatizarii unor reguli de calcul predefinite, sa emiti declaratia 112 pentru salariati in formatul solicitat de ANAF, sa ai integrare directa cu Revisal-ul si nu in ultimul rand sa securizezi datele angajatilor.

 

Administrarea personalului

Gestionarea multiplelor forme de angajare, aplicarea legislatiei, precum si generarea documentatiei necesara pentru formalizarea relatiilor de munca sunt procese consumatoare de timp, iar un instrument software care sa eficientizeze toate aceste lucruri este MyStaff Personnel.

Cu ajutorul MyStaff Personnel, activitatile ce tin de administrarea personalului vor fi introduse intr-o baza de date unica si  utilizatorul poate genera toate documentele necesare, precum contracte de munca, adeverinte, acte aditionale, in mod automat, direct din aplicatie, ceea ce conduce la scaderea gradulului de erori si mai ales, la eficientizarea timpului.

Ca si functionalitati, MyStaff Personell ofera posibilitatea de a introduce informatii detaliate despre istoricul unui angajat si de actualizari in masa a informatiilor referitoare la angajati si salarii. De asemenea, un aspect foarte important este reprezentat de posibilitatea generarii chiar din aplicatie a fisierului in formatul solicitat de autoritati pentru importul in Revisal.

Pe langa toate aceste beneficii, cu ajutorul modulului MyStaff Personell se poate genera in timp real si organigrama companiei, reprezentata sub forma grafica.

 

Pontajul

Colectarea prezentei si absentei salariatilor poate deveni greoaie pe masura ce numarul angajatilor creste sau compania deschide noi filiale. O solutie automatizata precum un soft de pontaj nu numai ca optimizeaza gestionarea personalului, ci eficientizeaza si toate celelalte procese in stransa legatura cu pontajul, cum ar fi salarizarea.

Softul de pontaj MyStaff Time, oferit de Smartree, eficientizeaza cu peste 70% completarea fiselor zilnice de pontaj, procesul de colectare a prezentei si a absentei angajatilor facandu-se in functie de un set de reguli care poate fi configurat si adaptat fiecarei companii.

Cu MyStaff Time poti realiza transferul pontajelor pentru toate persoanele eligibile in modulul Payroll, pentru realizarea calculului salarial efectiv, poti trimite notificari automate din aplicatie catre adresele de e-mail ale destinatarilor ce au rolul de a aproba cererile de absenta dar si fisele de pontaj, poti crea fluxuri de aprobare pentru cererile de absente in functie de relatiile de raportare din companie si de asemenea, ai posibilitatea sa aloci multiple roluri pentru fiecare angajat in functie de pozitia ocupata in cadrul companiei: angajat, pontator, manager, HR.

 

Recrutarea

Unul dintre cele mai importante avantaje ale automatizarii procesului de recrutare este reducerea la minimum a operatiunilor de administrare din spatele acestui proces, care necesita foarte mult timp.

Companiile care implementeaza un soft de recrutare beneficiaza de avantajul optimizarii procesului de selectie a celor mai potriviti specialisti prin posibilitatea de a avea o evidenta centralizata a tuturor CV-urilor primite. Un astfel de soft este MyStaff Recruitment, dezvoltat de Smartree. 

MyStaff Recruitment a fost conceput in scopul simplificarii tuturor aspectelor incluse de obicei in procesele de recrutare, precum: gestionarea cererilor de recrutare; integrarea si administrarea tuturor surselor de candidati; gestionarea procesului de selectie a candidatilor prin urmarirea cererilor de angajare, formarea de echipe de recrutare in functie de proiect, comunicarea cu candidatii, gestionarea interviurilor si a testelor; filtrarea candidatilor in functie de competente, profil, sursa de provenienta, monitorizarea indicatorilor de performanta a recrutarii. 

De asemenea, soft-ul de recrutare MyStaff Recruitment se poate integra cu site-ul companiei dar si cu platformele specializate de job-uri precum ejobs sau bestjobs. 

 

Notificari automate privind planificarea activitatilor de HR si a celor mai importante termene

Timpul alocat unui proces extrem de important precum verificarea privind expirarea contractelor de munca ale angajatilor, perioadelor de proba sau evaluarilor medicale ale acestora poate fi redus considerabil cu ajutorul MyStaff Notifer, care permite trimiterea de alerte automate prin e-mail, putand fi personalizat in functie de obiectivele setate de specialistul in resurse umane.

Notificarile se pot transmite catre intreg departamentul de HR sau catre fiecare angajat in parte, iar intervalul de transmitere poate varia in functie de necesitati: zilnic, la o data prestabilita, la o ora prestabilita sau saptamanal. Modulul permite si utilizarea oricarei informatii existente in celelalte module ale platformei MyStaff.

Fiind conceput ca un instrument software pentru notificari automate si destinatii customizabile, MyStaff Notifer poate fi setat sa transmita informari pe data de 1 a lunii pentru contractele de munca si pentru perioadele de proba care expira in luna urmatoare, cat si pentru termenele limita pentru evaluarile medicale ale angajatilor. De asemenea, departamentul de HR poate fi notificat si in ceea ce priveste atingerea unor praguri de vechime in cadrul companiei (1 an, 5 si 10 ani) de catre anumiti angajati, precum si in legatura cu ocazia unor evenimente importante din viata angajatilor. 

 

Interactiunea dintre angajati si departamentul de HR

O interactiune automatizata a angajatilor cu departamentul de HR poate fi realizata de catre chatbot-ul MySmarty, dezvoltat de Smartree impreuna cu DRUID, care ofera acces instant la informatii si documente specifice administrarii de personal, precum diversele tipuri de adeverinte sau fluturasi de salariu.

Chatbot-ul MySmarty va oferi suport angajatilor in precompletarea detaliilor necesare pentru cererile de zile de concediu sau cele administrative si generarea lor pe baza unor sabloane de documente predefinite, in urma interorgarii bazei de date MyStaff, contribuind la cresterea satisfactiei angajatilor, prin eliminarea activitatilor redundante si reducerea timpilor aferenti comunicarii cu departamentul de resurse umane.

De asemenea, MySmarty va permite identificarea utilizatorului in functie de rolul pe care il are in companie; manager sau angajat, si va afisa in consecinta un meniu personalizat. Angajatii vor putea vizualiza toate cererile de concediu initializate si statusul lor, in timp ce managerii vor avea posibilitatea sa acceseze si cererile angajatilor alocati.

 

Transmiterea datelor necesare in procesul de salarizare

Mai nou, si procesul de transmitere si validare a datelor necesare calculului salarial poate fi automatizat cu ajutorul unei platforme de comunicare in cloud – Smart Communication, care va inlocui vechea comunicare pe e-mail. 

Smartree a realizat aceasta platforma pentru centralizarea tuturor informatiilor necesare in procesul de calcul salarial si de comunicare pe tema datelor, cat si pentru eficientizarea procesului de verificare si validare al acestor date. 

Asadar, utilizarea platformei Smart Communication ofera o serie intreaga de beneficii si anume: transparenta si simplificarea procesului de transmitere a datelor necesare calculului salarial, validarea automata a datelor, centralizarea intr-un singur loc a informatiilor transmise, comunicarea direct in platforma intre toti utilizatorii implicati in flux, dar si posibilitatea de a configura notificari privind deadline-ul de trimitere a datelor astfel incat sa nu uiti niciodata de termenele importante.

 

Ultimele noutati

 

 

 

 

 

 

Abonati-va la newsletter-ul Smartree pentru a fi la curent cu toate noutatile din domeniul HR

Sunt de acord cu prelucrarea adresei de e-mail doar pentru asigurarea serviciului de Newsletter, conform cu Politica de Confidentialitate.
Programeaza un demo gratuit!