Avand in vedere schimbarile provocate de pandemia COVID-19, multe organizatii au fost nevoite sa isi adapteze modul de lucru la sistemul remote. Existenta unui soft de pontaj in care se pot gestiona automat evenimentele de timp precum cel de tip “work from home” este cu atat mai necesara in contextul actual in care majoritatea activitatilor si task-urilor trebuiesc realizate de la distanta, inclusiv anumite documente precum cererilor de absenta. In plus, indiferent de domeniul de activitate sau de dimensiunile companiei, conform legislatiei in vigoare, exista obligativitatea pentru toti angajatorii sa detina o foaie de pontaj si o condica de prezenta in care sa fie evidentiate ora de incepere si ora de sfarsit a programului de lucru.
MyStaff Time: cum te poate ajuta un sistem de pontaj?
Companiile care utilizeaza un soft de pontaj, cum este si aplicatia software Smartree, MyStaff Time vor fi clar avantajate putand eficientiza la maxim procesul de colectare a prezentei si a absentei in functie de regulile specifice din companie. Folosirea unui astfel de soft se va reflecta si in cresterea productivitatii angajatilor prin optimizarea si automatizarea unor operatiuni repetitive, cresterea acuratetii datelor colectate dar si prin degrevarea departamentului de resurse umane de operatiuni precum urmarirea manuala si gestionarea cererilor de absenta ale angajatilor.
Inregistrarea exacta a tuturor evenimentelor de timp care pot influenta numarul de ore lucrate pe parcursul unei luni, fie ca vorbim despre diferite tipuri de cereri de absenta sau ore lucrate suplimentar este cu atat mai importanta cu cat are impact direct asupra procesului de calcul salarial si de aceea, pentru acuratete si rapiditate, este ideal ca fisele de pontaj sa fi integrate direct in salarizare.
Cum functioneaza sistemul de pontaj MyStaff Time?
MyStaff este un soft de pontaj care a fost creat pentru a usura concomitent munca angajatilor si a departamentului HR. Astfel, aplicatia ajuta in primul rand la simplificarea procesului de pontare in companie si ofera acces la diverse rapoarte specifice.
In modulul MyStaff Time angajatii vor inregistra cumulat pe fiecare zi orele lucrate si cererile de absenta, care dupa aprobare vor fi integrate automat in fisele de pontaj. Toate tipurile de cerere au asociat acelasi flux de aprobare si notificarile aferente. La sfarsitul lunii se va realiza transferul pontajelor pentru toate persoanele eligibile pentru pontaj in modulul Payroll, pentru realizarea calculului salarial.
Care sunt principalele beneficii MyStaff Time?
1. Economie de timp la introducerea datelor si eliminarea erorilor
Fata de procesele manuale care necesitau realizarea fiselor de pontaj pentru fiecare zi lucratoare, in cazul aplicatiilor specializate de pontaj cum este MyStaff Time, fisele de pontaj sunt precompletate la deschiderea unei noi perioade de pontaj cu un numar de ore lucrate egal cu norma in vigoare pentru postul respectiv, in zilele lucratoare conform legii. In acest fel, utilizatorii nu trebuie sa completeze pontajul pentru fiecare zi, ci doar sa editeze exceptiile si sa initieze cereri de absenteism, atunci cand este cazul.
In plus, daca compania ta foloseste un sistem de control acces, datele de prezenta pot fi inregistrate direct in aplicatia MyStaff Time prin interfatarea si preluarea automata a fisierului cu tranzactii de tip intrare/iesire.
In acest fel principalele beneficii sunt economia de timp si acuratetea datelor colectate.
2. Evidenta centralizata a orelor de lucru direct in sistem
Cu ajutorul softului nostru de pontaj iti poti tine foarte usor evidenta orelor de lucru prestate de un angajat, inclusiv a orelor lucrate pe timp de noapte, a orelor suplimentare, a orelor recuperate ori lucrate in timpul unor sarbatori legale. Avantajele sunt cu atat mai evidente in cazul companiilor cu program de lucru atipic, in ture sau cu foarte multi angajati.
3. Proces de salarizare eficientizat si gata la timp
Cu modulul MyStaff Time puteti efectua transferul pontajele pentru toate persoanele eligibile direct in modulul Payroll, contribuind astfel la eficientizarea si acuratetea procesului de calcul salarial.
4. Rapiditate in aprobarea cererilor de absenta prin definirea unor fluxuri de aprobari
Avand la dispozitie portalul Employee Self-Service Portal, angajatii nu vor mai fi nevoiti sa astepte pentru aprobarea cererilor de absenta ci vor avea mai multa vizibilitate asupra acestui proces. Cererile de absenta vor fi trimise catre managerul direct sau departamentul HR, in functie de caz, prin notificari automate pe e-mail sau direct in aplicatie. Asigurarea conformitatii legale cu privire la diversele tipuri de zile de concediu se va face prin existenta in aplicatie de validari si verificari automate.
5. Vizibilitate si transparenta asupra zilelor de concediu
Prin intermediul portalului Employee Self-Service Portal angajatii isi pot accesa balanta zilelor de concediu pentru anul in curs, initia cereri de concediu catre managerul direct si pot vizualiza statusul acestor cereri, daca au fost aprobate sau respinse. Angajatii primesc direct pe e-mail confirmare cu privire la initierea, aprobarea sau respingerea cererii.
In timp ce angajatii stiu clar cate zile de concediu de odihna mai au disponibile, managerul are vizibilitate si asupra oamenilor din subordine, stie pe ce oameni se poate baza in fiecare zi, poate indentifica absente ale angajatilor pe care nu le-a contorizat nimeni, ca de exemplu concedii medical neinregistrate sau alte situatii de acest gen.
De asemenea, managerii sau pontatorii au access la o serie de rapoarte legate de pontaj cum ar fi: Situatie zile de concediu de odihna, Pontaj zilnic, Pontaj lunar, etc., rapoarte ce pot fi previzualizate/descarcate in format pdf sau excel. De asemenea, au posibilitatea de a delega pe perioada concediului sarcinile legate de aprobarea cererilor.
6. Asigurarea conformitatii legislative si evitarea amenzilor
Softul de pontaj este actualizat mereu atunci cand apar schimbari legislative in legislatia muncii, dar si daca in companie se modifica procedurile sau Regulamentul intern.
