Un soft de pontaj ajuta la gestionarea eficienta a angajatilor si la simplificarea procesului de salarizare. Colectarea prezentei si absentei salariatilor poate deveni greoaie pe masura ce numarul angajatilor creste sau compania deschide noi filiale. O solutie tehnica nu numai ca optimizeaza gestionarea personalului, ci eficientizeaza si toate celelalte procese care decurg din pontaj: administrare HR, salarizare etc.

MyStaff Time, soft de pontaj, eficientizeaza procesul de colectare a prezentei si a absentei in functie de un set de reguli care poate fi configurat si adaptat fiecarei companii. Modulul functioneaza ca o conexiune de baza intre activitatea de colectare a pontajului si serviciile de salarizare.

Modulul Time este relationat de modulul Personnel din suita MyStaff.

MyStaff Time a fost conceput pentru:

• Inregistrarea prezentei lunar, zilnic sau ora de ora, pe baza profilului de administrare a timpului alocat fiecarui angaja;.
• Administrarea cererilor de absenta: inregistrarea cererilor si validarea acestora conform legislatiei si a politicilor de companie si initierea si executia de fluxuri de aprobari;
• Procesarea pontajelor pentru salarizare;
• Aplicarea de reguli de compensare: transformarea absentelor si prezentelor conform normelor legale si regulilor de companie in timp platit pentru salarizare; generarea fiselor legale de pontaj.

Aplicatia MyStaff Time gestioneaza si pontarea angajatilor in ture, in care numarul de ore lucrate in luna este diferit de numarul orelor lucratoare din luna. Acest lucru este posibil prin gestionarea orelor in plus sau in minus si compensarea acestora lunar.

Integrari: conectare la sisteme de control al accesului.

Afla cu poti utiliza MyStaff Time ca soft de pontaj pentru compania ta, solicita o intalnire.

Facilitati in MyStaff Time, soft de pontaj

In MyStaff Time regasesti o serie de facilitati care fac din acest soft de pontaj o alegere fireasca pentru tot mai multe companii.

Astfel, in modul Time al suitei MyStaff, angajatii si subcontractorii inregistreaza cumulat pe fiecare zi orele lucrate si cererile de absenta, care, dupa aprobare, sunt integrate automat in fisele de pontaj. Toate tipurile de cerere au asociat acelasi fluxul de aprobare si notificarile aferente.

La sfarsitul lunii se realizeaza transferul pontajelor pentru toate persoanele eligibile pentru pontaj in modulul Payroll si se realizeaza calculul salarial. Pentru subcontractanti (persoane care nu apar pe statul de plata al companiei) va fi disponbil un raport cu pontajele agregate ale acestora, informatii care pot fi transmise catre compania angajatoare a acestora.

Perioada de pontaj corespunde lunii calendaristice, iar pontajele pot avea ca unitate de masura ora sau ziua.

Fisele de pontaj sunt precompletate la deschiderea unei noi perioade de pontaj cu un numar de ore lucrate egal cu norma angajatului, in zilele lucratoare conform legii. In acest fel, utilizatorii nu trebuie sa completeze pontajul pentru fiecare zi, ci doar sa editeze exceptiile si sa faca cereri, atunci cand este cazul.

Roluri in MyStaff Time, soft de pontaj

In aplicatia MyStaff Time, un angajat poate avea unul sau mai multe roluri:

Angajat

• creeaza propriile cereri de absenta si le trimite la aprobare;
• inregistreaza direct in fisa de pontaj orele lucrate si absentele care nu necesita aprobare;
• la sfarsitul lunii trimite fisa de pontaj la aprobare.

Pontator

• creeaza cereri de absenta pentru angajatii alocati si le trimite la aprobare;
• inregistreaza direct in fisa de pontaj orele lucrate si absentele care nu necesita aprobare pentru angajatii alocati;
• la sfarsitul lunii trimite fisele de pontaj ale angajatilor alocati catre aprobare.

Manager (Aprobator)

• aproba/respinge cererile de absenta primite;
• aproba/respinge fisele de pontaj primite.

HR

• aproba/respinge toate fisele de pontaj la sfarsitul lunii;
• poate introduce absente si ore lucrate pentru toti angajatii, fara necesitatea aprobarii;
• poate introduce concedii si alte tipuri de absenta fara a genera flux de aprobare;
• dupa aprobare, transfera pontajele la payroll.

Afla cu poti utiliza MyStaff Time ca soft de pontaj pentru compania ta, solicita o intalnire.

Fluxuri de aprobare in soft-ul de pontaj

Fluxurile de aprobare sunt foarte importante intr-o organizatie pentru ca lucrurile sa functioneze optim si pontajul sa ajunga la timp la payroll.

In cazul fiselor de pontaj, fluxul de aprobare este urmatorul:

• Angajatul trimite fisa de pontaj, managerul aproba sau respinge aceasta fisa, HR-ul aproba sau respinge.

In cazul cererilor de absenta, se aplica urmatorul flux de aprobare:

• Angajatul trimite cererea, iar managerul aproba sau respinge aceasta cerere

Aprobarile cererilor pentru absente se fac in conformitate cu relatiile functionale de raportare din companie – pentru fiecare nivel va aproba nivelul superior. Cererile pot fi salvate din sistem pentru a fi printate.

Prin modulul MyStaff Time se transmit notificari/anunturi automate din aplicatie catre adresele de e-mail ale destinatarilor. In cazul cererilor se transmite notificare de atentionare pentru actorul care primeste cererea. Pentru fisele de pontaj, actorul care primeste fisa de pontaj va primi o notificare de atentionare, iar actorul care a trimis fisa de pontaj va primi notificare doar in cazul in care aceasta fisa a fost respinsa.

Fiecarui tip de pontaj ii sunt asociate validari si verificari automate, conform legii. De asemenea, sistemul contine verificari de consistenta si corectitudine care se aplica atunci cand fisele de pontaj sunt trimise pentru aprobare. De exemplu, pentru a fi considerata valida, o fisa de pontaj trebuie sa contina in total un numar de ore de absenta si/sau prezenta cel putin egal cu numarul legal de ore lucratoare.

Daca este cazul, in momentul transferului pontajelor catre payroll, se vor calcula automat pe baza de formula conform legii numarul de tichete de masa corespunzatoare fiecarui angajat si numarul mediu pentru fondul de solidaritate.

Dupa trimiterea pontajelor la aprobare, acestea nu mai sunt editabile decat pentru utilizatorul HR. Acesta poate acorda drept de editare pentru fisele de pontaj si celorlalte roluri.

Aplicatia MyStaff Time este disponibila atat in limba romana, cat si in limba engleza.

Afla cu poti utiliza MyStaff Time ca soft de pontaj pentru compania ta, solicita o intalnire.