Un control neprevazut din partea inspectorilor ITM poate reprezenta o adevarata provocare pentru multe dintre companii. Solutia pentru a nu fi luat prin suprindere de catre inspectorii de munca este ca toate actele pe care acestia ar putea sa le solicite sa fie tot timpul pregatite, mai ales ca, incepand din acesta vara, documentele pot fi cerute si in format electronic, inainte ca inspectorii sa vina la verificari la sediu.
Ce rol are de fapt Inspectoratul Teritorial de Munca
Inspectia Muncii indeplineste functia de autoritate de stat, prin care asigura exercitarea controlului in domeniile relatiilor de munca, securitatii si sanatatii in munca si supravegherii pietei.
Activitatea de control a Inspectiei Muncii are ca scop asigurarea respectarii si prevenirea incalcarii dispozitiilor legale referitoare la relatiile de munca, securitate si sanatate in munca dar siprotectia salariatilor care lucreaza in conditii deosebite.
In ceea ce priveste domeniul relatiilor de munca, controalele desfasurate de ITM pot fi de trei feluri:
I. Controale de fond
Acestea au ca obiectiv verificarea modului in care angajatorii aplica prevederile legislatiei muncii, precum si realizarea unei analize de ansamblu a activitatii in domeniul relatiilor de munca, in vederea constientizarii si eliminarii deficientelor constatate la angajator cu privire la respectarea legislatiei muncii;
II. Controale tematice
Acopera un numar limitat de domenii din cele reglementate de legislatia muncii si se desfasoara intr-o perioada scurta de timp; aceste tipuri de controale ofera o imagine partiala a modului de organizare si desfasurare a activitatii angajatorului, concludenta insa asupra problemei care constituie tema controlului;
III. Controalele tip campanie
Constau in verificare inopinata a unui aspect sau a unui numar limitat de aspecte reglementate de legislatia muncii si se desfasoara pe domenii de activitate, fie la nivel national, fie pe zone geografice.
In urma acestor trei categorii de controale, inspectorii ITM finalizeaza activitatea de control fie prin procese verbale de control sau prin procese verbale de constatare si sanctionare.
In procesele verbale de control se consemneaza constatarile privind nerespectarea prevederilor legale si inspectorii de munca impun ca abaterile constatate in domeniul relatiilor de munca sa fie remediate intr-un timp limitat, dispunand masuri obligatorii, cu termene concrete de realizare. Procesul verbal de control are calitate de act oficial de la data incheierii lui, angajatorul avand obligatia de a indeplini masurile dispuse prin acesta. Prin acelasi proces verbal de control, angajatorul este instiintat cu privire la obligatia de a informa, in scris, Inspectoratul teritorial de munca cu privire la modalitatea de indeplinire a masurilor stabilite.
Prin procesele verbale de constatare si sancționare a contraventiilor se aplica sanctiuni pentru acele fapte de incalcare a prevederilor legislatiei muncii care sunt prevazute de actul normativ ca fiind contraventii.
Niciun control ITM in domeniul relatiilor de munca nu te va lua prin surprindere daca te asiguri ca toate documentele de mai jos sunt la indemana si in regula:
1. Registrul unic de control
2. Actele constitutive ale angajatorului, precum:
- Actul constitutiv al societatii;
- Certificatul de inmatriculare la Registrul comertului;
- Hotararea judecatoreasca de infiintare;
- Codul fiscal;
- Autorizatia de functionare;
- Acte aditionale de modificare, completare;
- Procura notariala de imputernicire pentru reprezentantul angajatorului;
3. Registrul general de evidenta a salariatilor:
- documentele de plata a salariilor semnate de salariati;
- foaia colectiva de prezenta a salariatilor;
- documente justificative privind acordarea concediilor de odihna, concediilor medicale, concedii pentru ingrijirea copilului, concediilor fara plata, concedii de studii, acordarea orelor suplimentare;
- pentru dovedirea existentei unui raport juridic de munca: facturi fiscale, avize de insotire a marfii, monetare, foi de parcurs, registrul de casa, etc;
- registrul de procese verbale de predare-primire in cazul societatilor de paza;
- normative de plata in acord in cazul societatilor care practica acest tip de salarizare;
- dovada depunerii la ITM a registrului general de evidenta al salariatilor in forma electronica;
- decizia de numire a persoanei care completeaza si transmite datele in registrul general de evidenta a salariatilor (ReviSal) sau contractul cu societatea prestatoare abilitata in acest sens, cu informarea facuta la ITM;
- planificarea concediilor de odihna.
4. Dosarele de personal ale salariatilor, care trebuie sa cuprinda:
- dovada realizarii obligatiei de informare prevazuta la art.17 din Codul Muncii;
- cerere de angajare;
- curriculum vitae;
- acte stare civila;
- acte de studii şi calificare;
- fisa de aptitudini;
- contractul individual de munca care va cuprinde salariul si elementele constitutive ale acestuia potrivit legii, actele aditionale si celelalte acte referitoare la executarea, modificarea, suspendarea şi incetarea contractelor individuale de munca
- avizul medical;
- fisa postului;
- acte privind cercetarea si aplicarea sanctiunilor disciplinare;
- autorizatia de munca (in cazul salariatilor cetateni straini);
- certificatul de cazier judiciar (unde este cazul);
5. Contractul colectiv de munca (unde este cazul)
6. Regulamentul intern
7. Pentru angajatorii care au ca obiect principal de activitate - selectia si plasarea fortei de munca in strainatate
- actul constitutiv, din care sa reiasa obiectul de activitate, potrivit art. 5 din Legea nr. 156/2000, modificata si completata;
- contracte care contin oferte ferme de locuri de munca, incheiate cu persoane juridice, persoane fizice si organizatii patronale din strainatate;
- acte doveditoare din care sa rezulte conditiile si modul in care se va desfasura activitatea de mediere: spatiul, dotarile si echipamentele utilizate, numarul, structura si calificarea personalului care presteaza serviciile de mediere, posibilitatea accesului la ofertele de locuri de munca ale angajatorilor din strainatate, stabilirea de relatii cu parteneri de mediere straini;
- organizarea unei banci de date cu privire la ofertele si solicitarile de locuri de munca, precum si informatii referitoare la conditiile de ocupare a acestora si la calificarile si aptitudinile solicitantilor aflati in evidenta;
- dovada inregistrarii la inspectoratul teritorial de munca;
- documente ale cetatenilor romani trimisi sa lucreze in strainatate: actul de identitate; pasaportul, paginile cu fotografia si cu viza; carnetul de munca, din care sa rezulte ca i-a incetat activitatea in tara, in conditiile legii; actele de calificare; certificatul de sanatate; contractul de mediere; contractul individual de munca, in limba romana; certificatul de cazier judiciar.
8. Alte documente necesare efectuarii controlului in domeniul relatiilor de munca.
Foarte important de retinut este faptul ca inspectorii ITM pot solicita documentele in format electronic, inainte de a veni in control, odata cu intrarea in vigoare, din aceasta vara, a Legii 208/2021. Aceasta schimbare a venit la scurt timp dupa ce s-a decis ca incheierea actelor de munca se va putea face si in format electronic prin semnatura electronica.
Trebuie precizat insa ca la verificari, inspectorii de stat, odata ce au cerut in prealabil documentele in format electronic, nu mai pot cere și formatul tiparit al acelorasi
